Der Begriff setzt sich aus den beiden Wörtern Organisation und Diagramm zusammen. Wer ein Organigramm erstellen möchte, nutzt die grafische Darstellung und kombiniert diese mit übersichtlichen Zusammenhängen in den einzelnen Hierarchien. Zudem wird die Verknüpfung zwischen den Unternehmensbereichen und deren Abteilungen als eine Art Schaubild präsentiert. In der fachlichen Definition der Aufbauorganisation besteht ein Organigramm aus dem Plan, die Organisationsstruktur näher zu erläutern.
Organigramme zu erstellen ist nützlich, sobald interne Beziehungen innerhalb von Organisationen abgebildet werden sollen. Alle Mitarbeiter erhalten auf diese Weise genaue sowie identische Informationen und sind in der Lage, diese korrekt zu interpretieren. Bei neuen Organisationsstrukturen erleichtert ein Organigramm die richtige Zuteilung von Fachkräften. Jeder Mitarbeiter kommt ausschließlich in einer Abteilung zum Einsatz, für deren spezielles Anforderungsprofil er ausgebildet ist. Daraus ergeben sich klare Verantwortlichkeiten, die Arbeitsprozesse nicht nur anders, sondern auch effizienter machen sollen. In Phasen der Umstrukturierung hilft ein Organigramm dabei, Funktionen als auch zukünftige Abläufe besser erkennbar darzustellen. Lange galten Organigramme als offizielle Abbildung von Hierarchien, Macht und Struktur. Inzwischen dienen die grafischen Helfer der Visualisierung von Funktionen und Arbeitsabläufen.
Die Verwendung von Organigrammen als Vorlagen offenbart die vereinfachte Darstellung von Organisationsstrukturen und Prozessen. Diese zeigen Einheiten, Abteilungen oder Teams mit ihren Funktionen und Aufgaben, Vorgesetzte sowie die formalen Kommunikationswege. Der schottische Eisenbahnmanager Daniel Craig McCallum verwendete den Begriff Organigramm erstmalig im Jahr 1855. Obwohl die Erfindung mehr als 170 Jahre zurückliegt, ergibt ihre Anwendung auch in modernen Arbeitswelten Sinn. Welche Abteilung übernimmt welchen Bereich, wo gibt es Überschneidungen zwischen den Departments und wo liegen die Unterschiede in den jeweiligen Arbeitsinhalten?
Überblick zu den Organisationsstrukturen
Diese ergänzende Funktion dient als Tool zur Unternehmenspräsentation, definiert den Aufbau von Hierarchien und erklärt, wie Bereiche ineinandergreifen. Das Organigramm bietet einen guten Überblick zur gesamten betrieblichen Organisation.
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Personalplanung, Verantwortungsbereiche und Aufgabenverteilung – eine gute Organisation ist das Fundament für Unternehmen. Organigramme helfen nicht nur bei der langfristigen Zuteilung, sondern auch bei Investitionen und Innovationen.
Organigramme sind in ihren Arten unterschiedlich, dienen aber im Wesentlichen der gezielteren Kommunikation. Passende Ansprechpartner und Zuständigkeiten sind auf einen Blick ersichtlich und verschwenden keine unnötigen Ressourcen.
Organigramme helfen Arbeitnehmern dabei, sich besser mit der Firma zu identifizieren. Loyalität und Betriebszugehörigkeit werden gefördert, wodurch sich Mitarbeiter als wichtigen Teil des Unternehmens fühlen.
In der Projekt- und Unternehmensmanagementpraxis werden drei Arten von Organigrammen verwendet. Flache, hierarchische und Matrix Organigramme bilden die Grundstrukturen sowie Teile eines gesamten Betriebes ab. Bei der Darstellung von Matrix Organisationen werden Mischformen angezeigt, wie beispielsweise die Zugehörigkeit von Mitarbeitern zu bestimmten Unternehmensbereichen, die Beteiligung an Projekten sowie Arbeitsleistungen für Produktreihen. Bei den meisten Matrix Organisationen haben Angestellte sowohl fachliche als auch disziplinarische Vorgesetzte. Diese Dualität führt in der Regel zu zwei Berichtslinien. Gegensätzlich verhält sich die Darstellung bei flachen Organigrammen, die häufig nur auf zwei Ebenen (Führungskräfte, Mitarbeiter) visualisiert werden. Wesentlich ausführlicher fällt ein hierarchisches Organigramm inklusive Personal, Führungsebene und die grundsätzlichen Aufgabenbereiche der Abteilungen aus. In der Praxis basieren die Organigramm Arten auf der Organisationsstruktur sowie den jeweiligen Funktionen. Marketing, Vertrieb, Entwicklung oder Dienstleistungen erhalten ihre eigene Darstellung. Denkbar sind auch regionale Gliederungen wie zum Beispiel bei Vertriebsorganisationen.
Optisch entsprechen die Abbildungen einem Baumdiagramm, dessen Äste mithilfe von vertikalen und horizontalen Linien dargestellt werden. Mehrliniensysteme erhalten zusätzlich eine diagonale Linie zur besseren Visualisierung.
Ob Konzern, kleiner Betrieb oder Start-up – jede Unternehmensgröße profitiert von den Vorzügen eines Organigramms. Zur Veranschaulichung von Aufgabenstellungen und Hierarchien haben sich zwar im Laufe der Zeit die Inhalte und Struktur verändert, das Prinzip jedoch nicht. Organigramme lassen sich mit einer Vielzahl von Softwareprogrammen erstellen, Verbindungslinien einfügen, Größen anpassen und Farben individuell gestalten.
Bevor ein Organigramm mit einer Vorlage erstellt wird, sollten folgende Fragen beantwortet werden können:
• Welche Informationen sind zur Erstellung notwendig?
• Wie umfangreich soll die Organisationsstruktur abgebildet werden?
• Welches Tool wird zur Visualisierung genutzt?
• Wie sollen Hierarchien, Führungsebenen, Strukturen und Beziehungen dargestellt sein?
Mit der passenden Software oder herkömmlichen Word- oder Excel-Dateien ist es relativ einfach, das gewünschte Organigramm aufzusetzen. Aufgabenbereiche, Namen, Fotos sowie die erforderliche Linienführung inklusive Symbolik sind essenziell, damit das Organigramm keine zusätzlichen Fragen aufwirft. Sollen Untergruppen und Mitarbeiter inklusive Hauptaufgaben eingefügt werden oder eventuell auch alle relevanten Ebenen? Unternehmen mit einem Betriebsrat klären die Veröffentlichung von Namen, Bildern und Aufgabenbereichen nach den gültigen Datenschutzrichtlinien ab.
Organigramme liefern einen detaillierten Überblick zu Hierarchien und Organisationsstrukturen in einem Unternehmen. Das Schaubild bietet für den Betrachter wertvolle Erkenntnisse, die Aufschluss über Positionen, Ebenen sowie Projektbeteiligungen aufweisen. Für einzelne Teams und Mitarbeiter ist es meist schwierig, das Gesamtkonzept im Blick zu behalten. Organigramme leisten einen wichtigen Beitrag zum besseren Verständnis der Gesamterfolgsleistung.
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