Was ist ein Vendor-Management-System?

Ein Vendor-Management-System bietet Entleihern optimierte Verwaltungs­prozesse und erhebliche Zeit­ersparnis im Sinne der Kosten­senkung. Die einfache Web­lösung bietet volle Trans­parenz über Personal­dienst­leister und die eingesetzten Zeit­arbeiter, verein­­facht Prozesse von der Be­stellung über die Ab­wicklung bis hin zur Ab­rechnung.

Der Einsatz von Software in der Personalbranche ist im Zeitalter der Technologie unumgänglich. Denn Prozesse werden deutlich beschleunigt und vereinfacht. Unternehmen rund um das Personal- und Lieferantenmanagement profitieren hierbei von Vendor-Management-Systemen. Ein Vendor-Management-System, kurz VMS, dient als Lieferantenverwaltungssystem für ein Unternehmen, um fremdes Personal besser zu beschaffen und organisieren zu können. Entleihende Unternehmen und verleihende Zeitarbeitsfirmen werden in einem Portal zusammen gebracht und die Abwicklung von Zeitarbeit – von der Bestellung bis zur Abrechnung wird vereinfacht. Ein Entleiher kann mithilfe einer solchen Anwendung seine eigenen Arbeitsabläufe automatisieren und dabei maximale Transparenz gewährleisten. Das umfasst juristische, administrative und distributive Arbeitsprozesse. Dadurch lassen sich eine deutlich effektivere Kostensenkung im Bereich Zeitarbeit und eine sichere und geprüfte Rechnungslegung der Zeitarbeitspartner sicherstellen.

Welche Vorteile bietet ein VMS?

Benötigt ein Unternehmen Arbeitskräfte, welche die Kapazität des eigenen Personals übersteigt, bringt man Personaldienstleister ins Spiel. Diese stellen entsprechend der Kundenwünsche die bestmögliche Arbeitskraft zur Verfügung. Damit der zeitliche Rahmen optimiert werden kann, bedarf es automatisierter Abfolgen und Prüfungen. Ein Vendor-Management-System bedient genau diese Schnittstelle.

Es dient bei Bestellungsvorgängen, prüft gesetzliche Rahmenbedingungen bis hin zur Abrechnung der Kosten. Das mühsame Prüfen verschiedener Dokumente wird automatisiert und sicherer, da menschliche Fehlerquellen ausgeschlossen werden. Greifen sie gewöhnlich auf verschiedene Personaldienstleister zurück, so bekommen sie nun auch hier schneller den besten Mitarbeiter aus dem Gesamtpool. Legen sie in ihrem Programm einen Bedarf fest, erscheint, dass bei all ihren Personaldienstleistern, wer nun am schnellsten reagiert und den passenden Kandidaten besetzten kann, kann in Echtzeit diese Stelle füllen. Das Programm nimmt somit die lästige Suche nach dem günstigen und besten Angebot ab. Dabei obliegt es allen wichtigen Gütekriterien, z. B. über die Arbeitserlaubnis oder die zu verrichtenden Stunden. Gerade dieser Aspekt ist kein Unwichtiger, da bei Missachtung nicht nur Geldstrafen folgen können, sondern auch der Entzug der Lizenz und einhergehend nicht absehbare wirtschaftliche Schäden.

Damit bei distributiven Schritten sowohl Entlohnung als auch Equal Pay eingehalten wird, umfasst ein VMS auch diesen Teilbereich und bietet so vom Anfang bis zum Ende der Kette eine Lösung. Auf Seite der Entleiher bringt ein solches Modul eine enorme Zeitersparnis mit sich. Mit nur wenigen Klicks werden dem Unternehmen Vorschläge präsentiert, somit ist die Beschaffungskette deutlich effizienter und durchgängiger. Nicht nur für die Entleiher erhöht sich dadurch enorm die Servicequalität.

Was sollte ein gutes Vendor-Management-System können?

Neben den oben bereits erwähnten Kompetenzen liegt es am Anbieter, welche Funktionen sein VMS bedient. Folgende Anforderungen erfüllen hierbei schon die meisten Systeme. Schnelle Stellen­besetzung, Zeit­arbeiter­­pool, Fristen­­über­wachung, Onboarding-Prozesse, Einsatz­­verwalt­ung, Compliance-Monitor, Reporting sowie abrunden die Abrech­nungs­prozesse. Bei all diesen Lösungen ist der zeitliche Aspekt mitunter der wichtigste, somit sollten die meisten dieser Systeme die Echtzeit inkludiert haben, um direkt auf eine Anfrage reagieren zu können. Ein Compliance-Monitor prüft den Dokumentenvorgang und dient so als Frühwarnsystem bei Haftungsrisiken.


Läuft eine Arbeitnehmerüberlassung ab, sieht man dies über das System frühzeitig und kann jene aktualisieren, ohne dass man dies händisch übersehen würde. Mitunter stellt die digitale Signatur eine der größten Mehrwerte dar, denn aufgrund des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes müssen Verträge schriftlich signiert werden. Die Software hilft mit nur wenigen Mausklicks dies zu erledigen, die Rechtssicherheit zu gewährleisten und erspart postalische Umwege. Der Sicherheits- und Geschwindigkeitsvorteil ist erheblich. VMS integriert sich vorrangig als einfache Weblösung. Die Usability ist oftmals so gehalten, dass nach kurzer Zeit jeder damit arbeiten kann. Ein gutes VMS kennzeichnet Schnittstellen und lässt sich leicht eingliedern. Es kann einerseits in ein bereits bestehendes System eingefügt werden, auf der anderen Seite bietet es die Gelegenheit, die Aktivitäten erstmals vollends zu digitalisieren und neue Strukturen zu schaffen.

AVAX – das meist eingesetzte VMS in der Personaldienstleistung

Wann kommt ein VMS für mein Unternehmen in Frage?

Grundsätzlich wird Kunden mit einer Anzahl von 30-50 Zeitarbeitnehmern eine solche Software nahegelegt, da hierbei eigene Excel-Listen nicht mehr die nötige Zuverlässigkeit und Schnelligkeit garantieren. Generell greifen Unternehmen verschiedenster Größen auf so ein System zurück. Im Hinblick auf die Konkurrenz gilt es zu beachten, sich ein marktunabhängiges VMS zu beschaffen. Es existieren Systeme, die von Zeitarbeitsfirmen selbst betrieben werden. Daher sollte man gewissenhaft überlegen, ob man den eigenen Datenkreislauf Mitbewerbern preisgeben möchte. Der Markt bietet hierbei jedoch genügend neutrale Möglichkeiten, bei denen sie sich in puncto Datenschutz keine Gedanken machen müssen.

Unterstützung für Ihren Master Vendor

Hat ein Kunde mehrere Personaldienstleister, die ihn beliefern, bedarf es Koordination vermehrter Prozesse. Hier kommt ein Master Vendor (MV) oder Managed Service Provider (MSP) ins Spiel, der genau diese Schnittstelle bedient. Er kümmert sich als Hauptlieferant um die Personalbeschaffung und dient als Ansprechpartner für alle Zeitarbeitsunternehmen. Haben sie einen solchen Master Vendor in Ihren eigenen Reihen, wird er sich dankbar zeigen, wenn Sie ihn mit einem VMS versorgen. Denn auch dieser wird von den genannten Vorteilen profitieren und sein Arbeitsalltag wird professionalisiert. Die Prozessabwicklung wird für einen Master Vendor mit deutlich weniger Aufwand verbunden und im Bereich des Personalmanagements mit mehr Erfolg verknüpft sein.

Fazit

Ein Vendor-Management-System bietet Entleihern optimierte Verwaltungsprozesse und erhebliche Zeitersparnis im Sinne der Kostensenkung. Die einfache Weblösung bietet volle Transparenz über Personaldienstleister und die eingesetzten Zeitarbeiter, vereinfacht Prozesse von der Bestellung über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung. Mit dem Compliance-Monitor besteht hohe Rechtssicherheit, Unternehmen vermeiden illegale Arbeitnehmerüberlassung und reduzieren Haftungsrisiken.

Die hohe Schnittstellenfähigkeit bietet eine problemlose Eingliederung in ihre bestehende Prozesskette. Die Abläufe werden durch die hohe Geschwindigkeit optimiert, sodass am Ende eine Gewinnsteigerung steht. Als Unternehmen können sie in der Regel durch den Einsatz einer solchen Lösung lediglich profitieren.

Schnell und rechtssicher –
die elektronischen Signatur