Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung – was muss ich beachten?

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, monatlich für jeden Mitarbeiter eine Lohn­abrechnung oder Gehaltsabrechnung zu erstellen und auszuhändigen. Die mei­sten wer­den lediglich mit einem flüchtigen Blick quittiert. Als Arbeitgeber sollten Sie je­doch die Bedeutung des Nachweisdokumentes nicht unterschätzen. Behörden wie das Fi­nanz­amt prüfen strickt nach gesetzlichen Vorgaben, die Erstellung sollte daher fehlerfrei sein.

Gehalt oder Lohn?

Zwischen Gehalt und Lohn ist klar zu unterscheiden. Beides definiert die finanzielle Entgeltleistung eines Arbeitnehmers für seinen Arbeitsaufwand, doch es gibt einen entscheidenden Unterschied:

Das Gehalt wird als monatlicher Festbetrag gezahlt, unerheblich, wie viel tatsächlich gearbeitet wurde. Der Lohn wird nach erbrachten Arbeitsstunden abgerechnet. Basis ist der vereinbarte Stundenlohn, die Höhe des Lohns kann monatlich schwanken.

Im Jahr 2021 ist die Trennung von Lohn und Gehalt praktisch kaum mehr vorhanden, weshalb in der Regel nur noch von Entgelt und einer Entgeltbescheinigung als Oberbegriff gesprochen wird.

Einkommensnachweis Lohn- und Gehaltsabrechnung

Nach Auszahlung des Verdienstes erhalten Arbeitnehmer einmal pro Monat einen Lohn- oder Gehaltszettel. Das sieht der § 108 der Gewerbeordnung vor.

Was muss in der Entgeltabrechnung gelistet sein?

Welche Daten auf einer Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen müssen, regelt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in der „Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung“. Folgende Pflichtangaben zählen zu den nachweispflichtigen Informationen:

Kopfteil

• Name und Anschrift des Arbeitgebers

• Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers

• Steueridentifikationsnummer

• Name und Anschrift des Arbeitnehmers

• Abrechnungszeitraum, Datum des Beschäftigungsbeginns

• Steuerklasse und Beitragsgruppenschlüssel

Hauptteil

• Bruttogehalt oder -lohn

• Steuerfreibeträge

• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge

• geldwerte Vorteile, Sachbezüge

• vermögenswirksame Leistungen

• Kirchensteuerabzug

• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers

• Aufwandsentschädigungen

• Auszahlungsbetrag

Schlussteil

• Kontodaten

• Verdienstbescheinigung

• Gesamtsumme des Arbeitgebers

Alle Bezüge und Abzüge aufschlüsseln:

Entgeltbescheinigungen müssen sämtliche Ab- und Bezüge aufschlüsseln. Dazu gehören nicht nur abgerechnete Stunden und das Monatsgehalt, sondern zum Beispiel auch Überstundenzuschläge, Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

• Lohnsteuer

• gegebenenfalls Kirchensteuer

• Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung

• in Sonderfällen Solidaritätszuschlag

• Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen der privaten oder freiwilligen Pflege- und Krankenversicherung

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So hoch sind die Abgaben

Die Höhe des Bruttoentgeltes bestimmt die Abzugssummen. Je nach Gehalt/Lohn und Steuerklasse liegt die Lohnsteuer zwischen 15 und 45 Prozent. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sind von der Höhe der Lohnsteuer abhängig. Neun Prozent der Lohnsteuer werden für die Kirchensteuer angerechnet. In den Bundesländern Baden-Württemberg und Bayern liegt die Kirchensteuer bei acht Prozent.

Sozialversicherungsbeiträge werden von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gleichen Teilen (50 Prozent) sowie einem festen Prozentsatz getragen.

An wen muss der Arbeitgeber welche Beiträge überweisen?

Krankenkassen erhalten vom jeweiligen Arbeitgeber Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge. An das Finanzamt ergehen Lohn- und Kirchensteuer sowie in Ausnahmefällen der Solidaritätszuschlag.

Konsequenzen bei fehlerhaften Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen

In der Gewerbeordnung, kurz GewO, ist festgelegt, dass Betriebe bei Zahlungen an einen Arbeitnehmer zur Dokumentation in Textform verpflichtet sind. Entgelte sind monatlich abzurechnen und auf steuerrelevante Richtigkeit zu überprüfen. Die Angaben und Daten müssen korrekt sein. Schleichen sich Fehler in der Berechnung der Steuerbeträge und Sozialversicherungsbeiträge ein, hat der Arbeitgeber drei Monate Zeit, dies rückwirkend zu berichtigen. Ernsthafte Konsequenzen drohen bei Zahlungsversäumnissen gegenüber dem Finanzamt und anderen zuständigen Behörden. Werden fehlende Zahlungen über einen längeren Zeitraum als drei Lohnzahlungen einbehalten, sieht das Gesetz eine strafbare Handlung als gegeben und droht mit einer maximalen Freiheitsstrafe von fünf Jahren (§ 370 Abgabenordnung). Unter Umständen sind hohe Nachzahlungen und Säumniszuschläge fällig, deren Höhe in der Abgabenordnung im zweiten Abschnitt geregelt wird.

Tipp: Bei einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist eine Korrektur nicht mehr zulässig, sobald diese ausgestellt und an das Finanzamt übermittelt wurde. Um diesen Fehler haftungsfrei zu beheben, ist eine Meldung an das Betriebsstättenfinanzamt notwendig. Es folgt die Erstellung einer haftungsbefreienden Anzeige.

Lohnsteuerklassen im Überblick

Arbeitnehmern bleiben durchschnittlich 59 Prozent des Bruttobezuges netto verfügbar. Folgende Kostenpositionen müssen Sie als Arbeitgeber berücksichtigen:

Steuerabzüge vom Entgelt berechnen

Lohnsteuer

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland ist dazu verpflichtet, Lohnsteuer abzuführen. Wie hoch diese monatliche Summe ausfällt, hängt vom individuellen Einkommen ab. Wesentliches Berechnungskriterium: die Lohnsteuerklasse.

• Lohnsteuerklasse 1 – ledige, geschiedene Arbeitnehmer ohne Kind

• Lohnsteuerklasse 2 – alleinerziehende Arbeitnehmer

• Lohnsteuerklasse 3 – verheiratete Arbeitnehmer (Partner in Steuerklasse 5)

• Lohnsteuerklasse 4 – verheiratete Arbeitnehmer mit etwa gleichem Entgelt

• Lohnsteuerklasse 5 – verheiratete Arbeitnehmer (Partner in Steuerklasse 3)

• Lohnsteuerklasse 6 – für Zweit- und Nebenjob (außer geringfügige Beschäftigung)

Für die Lohnsteuer gilt ein jährlicher Grundfreibetrag in Höhe von 9.744 Euro (Stand 2021). Ab dieser Einkommensgrenze ist die Lohnsteuer fällig, wobei für Ehepaare ein entsprechend höherer Grundfreibetrag von 19.488 Euro gilt.

Sozialversicherungsbeiträge für die Entgeltabrechnung

Um eine vollständige Lohnabrechnung zu erstellen, sind aktuell gültige Beitragsbemessungsgrenzen die wichtigste Rechengröße. Darin festgelegte Höchstbeträge beziehen sich prozentual auf die jeweiligen Sozialversicherungen. Das bedeutet: Wer mehr verdient, muss aufgrund der Deckelung nicht mit einer noch höheren Belastung rechnen. Zwischen Ost und West gelten unterschiedliche Bemessungsgrenzen. Alle fälligen Beiträge sind direkt abzuziehen, so können Nettoentgelte um bis zu 20 Prozent niedriger ausfallen.

• Krankenversicherung 14,6 Prozent

• Pflegeversicherung 3,05 Prozent

• Arbeitslosenversicherung 2,4 Prozent

• Rentenversicherung 18,6 Prozent

Beitragsbemessungsgrenzen 2021

Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung

• 58.050 Euro pro Jahr

• 4.837,50 Euro pro Monat

Versicherungspflichtgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung

• 64.350 Euro pro Jahr

• 5.362,50 Euro pro Monat

Beitragsbemessungsgrenze für die allgemeine Rentenversicherung

• West 7.100 Euro pro Monat

• Ost 6.700 Euro pro Monat

Beitragsbemessungsgrenze für die knappschaftliche Rentenversicherung

• West 8.700 Euro

• Ost 8.250 Euro

Kirchensteuer & Solidaritätszuschlag

Religionsgemeinschaften mit staatlicher Anerkennung dürfen Kirchensteuer erheben. Diese ist an die Lohnsteuer gekoppelt, fällt aber in den Bundesländern unterschiedlich hoch aus und liegt bei entweder acht (Bayern, Baden-Württemberg) oder neun Prozent (restliche Bundesländer). Der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent entfällt für rund 90 Prozent der Steuerzahler. Vollständig zu entrichten ist dieser nur mehr von Beitragszahlern, die mehr als 109.000 Euro beziehungsweise 221.000 Euro verdienen.

Lohnabrechnung erstellen – sonstige Bezüge & Freibeträge

Neben Sozialbeiträgen und Steuern sind Freibeträge als auch sonstige Bezüge wichtig. Wer eine Lohnabrechnung erstellen möchte, muss beide Faktoren im Auge behalten und auf Änderungen sofort reagieren (Stand 2021):

• Grundfreibetrag (9.744 Euro pro Person und Jahr, für Ehepartner 19.488 Euro)

• Kinderfreibetrag (5.460 Euro)

• Freibetrag für Erziehung (2.928 Euro für Finanzierung von Bildung, Betreuung und Erziehung der Kinder eines Angestellten)

• Ausbildungsfreibetrag (924 Euro jährlich)

• Sparerpauschbetrag (801 Euro für Singles, das Doppelte bei gemeinsamer Veranlagung für Ehepartner)

• Rabattfreibetrag (bis zu 1080 Euro bei Sachbezügen)

• sonstige Bezüge (Abfindungen, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) laut § 39b Abs. 3

Was ist im Übergangsbereich zu beachten?

Der Übergangsbereich betrifft sogenannte Midi-Jobber, die weniger als Festangestellte verdienen. Bezüge variieren zwischen 450,01 und 1.300 Euro pro Monat. In diesem Einkommensbereich kommt ein Übergang der verminderten Beiträge und der kompletten Sozialversicherungsbeiträge für Festangestellte zur Geltung. Arbeitgeber und Midi-Jobber profitieren innerhalb dieser Zone von geringeren Sozialversicherungsbeiträgen.

Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten für Belege zum Lohnsteuerabzug sowie die gesamte Entgeltabrechnung. Alle betreffenden Unterlagen müssen laut EStG § 41 sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Stehen diese Dokumente im direkten Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht müssen Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern 10 Jahre aufbewahrt werden. Dokumente zu Ansprüchen aus der betrieblichen Altersvorsorge haben laut § 18a BetrAVG eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres für das auf der Entgeltabrechnung vermerkte Erstellungsdatum.

Checkliste für Ihre Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

• Ist die Lohnsteuerklasse richtig gewählt?

• Sind Freibeträge korrekt vermerkt?

• Handelt es sich bei dem Arbeitnehmer um ein aktives Mitglied der Kirche?

• Ist der Kinderfreibetrag aktuell?

• Sind die Abgaben zur Krankenversicherung (Zusatzbeitrag) richtig angegeben?

Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung noch?

• Sozialversicherungspflicht der Angestellten prüfen.

• Angestellte bei der gesetzlichen Krankenkasse an- und abmelden.

• Angestellte bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden.

• Im Mutterschutz oder Krankheitsfall Entgelt weiter auszahlen.

• An den Umlageverfahren U1 oder U2 teilnehmen.

• Jahresmeldung gemäß § 25 DEÜV zur zuständigen Krankenkasse übermitteln.

Fazit

Lohnabrechnungen zu erstellen, ist eine komplexe Aufgabe, bei der Arbeitgebern keine Fehler unterlaufen dürfen. Im Gegenzug sollten Entgelte nachvollziehbar aufgeschlüsselt und verpflichtende Daten auf der Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung angeführt sein. Mitunter können sich einzelne Abgaberichtlinien als kompliziert erweisen und Berechnungen zwischen den Mitarbeitern variieren oder sich im Laufe eines Arbeitslebens verändern. Achten Sie bei jeder einzelnen Abrechnung darauf.

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